Allgemeine Tipps für Ihre Feier

Nicht jeder feiert regelmäßig Feste und so fehlt natürlich bei dem ein oder anderen auch die Erfahrung, die eigene Feierlichkeit optimal zu gestalten. Nach vielen Jahren auf hunderten Hochzeiten, runden Geburtstagen und anderen Veranstaltungen haben wir hier mal aus unserem Erfahrungsschatz ein paar Tipps zusammengesammelt, die wir gerne mit Ihnen teilen möchten.
Vielleicht haben Sie ja an das ein oder andere bereits längst gedacht, aber vielleicht ist auch der ein oder andere neue Tipp für Sie dabei.

Tipps zur Räumlichkeit und Location:

Wählen Sie die passende Location:

Klären Sie vor der Reservierung der Räumlichkeit ab, wie lange und mit welcher Lautstärke gefeiert werden darf. Einige Locations haben strikte Lärmauflagen oder strenge Sperrzeiten und keinen Beteiligten macht es Spaß, wenn man z.B. ab 22.00 Uhr nur noch in Zimmerlautstärke feiern darf. Das allerdings steht oft im "Kleingedruckten" und weniger in den Werbeprospekten.

Planen Sie lieber etwas zu klein als zu groß. Natürlich sollen sich Ihre Gäste nicht unwohl fühlen, aber wenn sich subjektiv viele Leute in einem Raum befinden, haben die Gäste das Gefühl mitten im Geschehen zu sein. Es ist einfach "was los". Vor allem zur fortgerückten Stunde, wenn schon die ein oder anderen Gäste den Heimweg angetreten haben, ist es wesentlich stimmungsvoller, wenn der Raum dann nicht gleich leer wirkt.

Sind Sie an eine bestimmte Räumlichkeit gebunden, können Sie einen zu groß geratenen Saal mit diversen Maßnahmen verkleinern. Trennen Sie nicht genutzte Raumteile mit Paravents, Pflanzen oder anderen Trennelementen ab.

Bestimmen Sie die ideale Tanzflächengröße:

Das gleiche gilt natürlich auch hier: Die Tanzfläche lieber zu klein als zu groß dimensionieren. Gerade wenn weniger Gäste tanzen, kommt man sich auf einem zu groß geratenen Tanzbereich eher verloren und beobachtet vor. Passionierte Standardtänzer würden dem sicherlich widersprechen, aber wir feiern ja ein Fest für alle.

Positionieren Sie den DJ neben den Gästen:

Wie Sie den Empfangsbereich, den Essensbereich und den Tanzbereich am besten gestalten, hängt natürlich stark von den örtlichen Gegebenheiten ab. Wichtig für eine später stimmungsvolle Party ist hingegen, daß der DJ bei den Gästen spielt. So spürt er die Stimmung und kann optimal reagieren.
Planen Sie den DJ daher lieber z.B. vor als auf einer Bühne ein (vorallem wenn diese größer und höher gelegen ist). Auch eine schlecht einsehbare Nische oder gar ein Nebenraum ist ein denkbar ungünstiger Platz für einen DJ.
Bei den ein oder anderen Locations wird dem Veranstalter geraten, die Mobile Diskothek gänzlich in einem anderen Raum aufzubauen. Wir raten von solchen Konstruktionen ab. Falls es gar nicht anders möglich ist, muß dann ein offizieller Raumwechsel im Programm stehen. Denn durch die Musik allein oder durch die Ankündigung, daß nebenan die Tanzfläche eröffnet sei, werden nur wenige Gäste den Tanzbereich aufsuchen.

Der optimal gestaltete Partybereich liegt also bei den Gästen und dort am besten am Rand. Auch wenn es orginell wirkt, wenn eine Tanzfläche in der Raummitte liegt, hat man hier doch einige Nachteile. Bei einem seitlichen Aufbau hingegen ist es möglich die Lautsprecheranlage so zu installieren, daß alle Gäste aus einer Richtung beschallt werden. Daraus ergibt sich vorne bei der Tanzfläche einen lauteren und weiter hinten einen leiseren Bereich. So kann dann auch später zur Partyzeit die Musik und auch die Beleuchtung auf die tanzenden Gäste focussiert werden, ohne daß die Gäste im hinteren Bereich des Raumes von zu starken Lautstärken gestört werden. Aus diesem Grund ist es auch sinnvoll, die tanzfreudigeren Gäste eher vorne bei der Tanzfläche und die eher empfindlicheren Gäste weiter weg davon zu platzieren.

Tipps zum Ablauf und zur Gestaltung

Entwerfen Sie einen groben Ablaufplan
So ein Plan ist nicht nur ein guter Anhaltspunkt für den DJ und die Gastronomie, sondern bereits sogar in der Planungsphase für einen selbst. Gerade bei Hochzeitsfeiern gibt es auch noch viele Programmpunkte, die alle berücksichtigt werden möchten. Planen Sie den Ablauf aber nicht zu genau und auf die Minute, denn eine gewisse Flexibilität bewahrt die notwendige Spontanität auf solchen Feierlichkeiten. Der Plan soll also nur grob lenken und nicht diktieren.

Benennen Sie einen Ansprechpartner
Wenn Sie selbst lieber feiern als organisieren möchten oder wenn Sie viele Überaschungseinlagen Ihrer Gäste erwarten, wie z.B. auf einer Hochzeitsfeier, dann sollten Sie rechtzeitig vorab eine Person mit der Organisation des abendlichen Ablaufs betrauen. Dieser Ansprechpartner soll nicht nur allen Beteiligten (Gastronomie, DJ u.a.) bekannt sein, sondern auch Ihren Gästen. So kann dieser Organisator geplante Einlagen, Beiträge und Ansprachen koordinieren und notfalls auch etwas einwirken, falls ein Programmpunkt etwas zu lange werden könnte.
Auf traditionellen Hochzeiten gibt es hierfür extra den Hochzeitslader oder Zeremonienmeister.

Organisieren Sie Ihre Brautentführung selbst
In einigen Gegenden und vor allem bei traditionellen Hochzeiten gibt es den verbreiteten Brauch, die Braut zu entführen und den Bräutigam mitsamt vielen Gästen diese suchen zu lassen. Findet die Brautentführung am Abend während der Feier statt, ist die gemeinsame Partystimmung meist zunichte.
Einige Brautpaare streichen deshalb diesen meist ungewollten Programmpunkt ausdrücklich aus ihrem Programm und teilen dies rechtzeitig vorher ihren Freunden bzw. Organisatoren mit.
Ist das nicht möglich oder gewünscht, dann planen Sie die Brautentführung selbst, um Überaschungen zuvor zu kommen. Am besten, dieser Programmpunkt findet noch vor dem gemeinsamen Abendessen statt.

Planen Sie auch für die jüngsten Gäste
Falls Sie viele Gäste erwarten, die mit Kindern auf Ihre Feier kommen, dann sollten auch diese nicht vernachlässigt werden. Das werden Ihnen nicht nur die Kinder, sondern auch ganz besonders die Eltern danken. Und entspannte Eltern feiern ausgelassener.
Planen Sie mit einem separatem Kindermenü. Das schmeckt den Kleinen sowieso besser.
Lassen Sie die Kinder zuerst essen und danach die Erwachsenen
Organisieren Sie einen Spielbereich, einen Basteltisch oder einen Nebenraum für die Kinder
Beauftragen Sie u.U. eine professionelle Kinderbetreuung
Trennen Sie aber die Kinder auch nicht zu stark von Ihrer Feier ab, es sind ja schließlich auch Ihre Gäste und gemeinsam feiert es sich doch am schönsten